Il s’agit du manuel des procédures administratives et financières et du règlement intérieur. C’est deux documents de gestion ont été adoptés par l’ensemble du personnel à l’issu d’une séance de travail tenue le 16 mai 2023 dans la salle de Formation de l’Etablissement. Elaboré avec l’aide d’un expert externe et des experts de l’Etablissement, les membres du personnel permanent de COMUS RDC ont adopté à l’unanimité le contenu de ces deux documents qui le régiront désormais.
Sous l’animation du Directeur de Programme, Monsieur Frédéric OMEGA et de la Responsable des ressources humaines, Madame Gloria NAKEZA, la journée entière a été consacrée à la présentation, analyse et adoption du manuel des procédures administratives et financières ainsi que du règlement intérieur. Le personnel a été invité à contribuer avec des nouvelles idées pour enrichir les deux documents.
Déroulement des travaux
Après la mise à place, la responsable des ressources humaines a procédé à la présentation de chacun de ces outils aux participants commençant par le manuel des procédures financières et administratives. En pleine présentation, chaque article a été expliqué à l’assistance afin de permettre une meilleure compréhension des textes pour tout le monde. En vue de maximiser cette compréhension, les textes ont été interprétés en swahili, langue très accessible pour tout le monde. Ce document de près de quarante pages a été décortiqué et des questions d’éclaircissement ont suivi et trouvé des réponses. Séance tenante, des amendements ont été apportés au document avant son adoption qui a été fait par vote.
Après le manuel des procédures, les participants ont lancé l’analyse du contenu du deuxième document qui est le règlement intérieur de l’Etablissement Colibri Multiservices. La même procédure a été suivie.
Le règlement intérieur comprend notamment des dispositions relatives à la discipline, les sanctions ainsi que les horaires de travail pour ne citer que cela. Les responsabilités de l’employeur ainsi que celles du personnel sont clairement définies dans ce document.
Quid de la valeur ajoutée de ces outils adoptés pour l’établissement
Selon madame Gloria Nakeza responsable des ressources humaines au sein de l’établissement Colibri multiservices, le manuel de procédures administratives et financières a pour objectif de permettre à l’ensemble du personnel et ses partenaires de comprendre les procédures liées à la gestion administrative de l’entreprise selon ses normes, sa vision et ses valeurs.
« C’est une satisfaction pour moi de voir l’établissement se doter de ces deux outils très nécessaires dans la vie d’une entreprise qui se veut professionnelle. Il appartient donc à chaque staff de mettre en pratique toutes les dispositions reprises dans les deux documents pour pouvoir créer un environnement de travail favorable à une meilleure production et à l’harmonie entre nous » a conclu Gloria Nakeza.
Selon Fréderic OMEGA directeur des programmes de COMUS RDC, l’adoption de ces deux outils est un aboutissement d’un long processus dont l’élaboration a été lancée depuis les premiers mois de l’installation de l’établissement. « Il était inconcevable que ces outils soient mis en application avant que tous les agents de l’établissement n’en prennent connaissance. Nous avons voulu que chaque membre de l’équipe se sente bien concerner et qu’il puisse contribuer à leur amélioration. C’est pour cette raison que nous avons consacré cette journée à leur présentation, amendement et adoption » a révélé Frédéric Omega. Il a précisé que le contenu des différents articles du règlement intérieur et le manuel des procédures ont été élaborés en référence au code de travail congolais mais également d’autres instruments juridiques internationaux régissant le travail dont la charte de l’organisation internationale du travail.
Et pour conclure, le directeur des programmes de COMUS RDC a exprimé sa satisfaction quant à l’aboutissement de ces outils qui selon ses propos constituent une boussole et un guide qui va orienter le travail afin d’en améliorer la qualité pour atteindre les objectifs inscrits dans la grande vision de l’établissement.
Vision de l’établissement Colibri Multiservice
La vision de COMUS RDC est d’etre un Cabinet et une Startup de référence mobilisant des compétences pointues et variées pour appuyer et accompagner des acteurs locaux et internationaux dans l’identification, la formulation, la mise en œuvre et le suivi-évaluation de leurs Programmes et offrant en même temps aux jeunes, un espace de découverte et du développement de leurs talents pour une meilleure perspective professionnelle et/ou d’employabilité.
Pour rappel, COMUS RDC est un établissement d’offre de services en consulting qui développe des activités en appui/conseil aux ONG, PME, administrations publiques, privés et Médias à travers l’accompagnement, étude/évaluation des projets, formation-Renforcement des capacités dans des thématiques variées et assistance logistique. Dans la suite de sa vocation de cabinet de consultance, COMUS offre aussi un espace d’accompagnement des jeunes en entreprenariat pour une meilleure préparation socio-professionnelle.
L’établissement a ses bureaux administratifs au numéro 71 et au numéro 104 son Espace « Maison du Jeune Entrepreneur » sur l’avenue Félix Tshisekedi dans le quartier Himbi en ville de Goma Province du Nord Kivu.